Die Frage, die ich mir bei jedem Projekt wieder stelle ist: Wie soll ich am besten starten? Was sind die ersten Schritte? Diese habe ich mir auch bei nachfolgendem Projekt wieder gestellt. Ein Übergang des Projekts von der Initiierungs- und Planungsphase in die Realisierung war aufgrund des agilen Charakters des Projektes recht zügig möglich. Es geht dabei um eine Cloud-Software für mehrere tausend User, die international ausgerollt werden soll.
Typische mögliche Fehler zu Beginn – Planung kostet Zeit
Oft höre ich aus Projekten, gerade am Anfang Dinge wie: „Erst einmal müssen wir das Projekt starten und dann konkretisieren wir nach und nach unser Vorhaben und setzen eine Planung auf“. Ähnlich verhält es sich mit der Aussage: „Jetzt in der Startphase haben wir keine Zeit für eine Planung.“ Sicherlich ist es in agilen Projekten nicht immer möglich den Scope von Anfang an bis ins letzte Detail zu beschreiben und zu definieren. Insbesondere dann nicht, wenn Anforderungen anfangs noch eher wage sind und erst im Projektverlauf entwickelt werden. Aber sollte man als Projektmanager nicht ungefähr wissen, was das Ziel sein soll und wo man hin möchte? Und wenn ich anfangs mir keine Zeit für eine Planung nehme, wie soll ich dann den Projekterfolg monitoren und wann soll ich mir die Zeit dann nehmen?
Projektscope als Leitlinie für gesamtes Projekt
Wie ihr seht, ist es daher für mich am aller wichtigsten immer von Anfang an den Projektscope möglichst konkret zu beschreiben. Damit zurrt man diesen fest und es hilft auch dabei das Commitment der Stakeholdern einzuholen. Warum das? Zum einen fällt es einem deutlich schwerer eine Projektplanung aufzusetzen ohne den genauen Projektscope zu kennen und definiert zu haben. Worauf möchte man eine entsprechende Aufwands- und Ressourcenschätzung und schließlich Zeitplanung aufsetzen? Zu oft habe ich darüber hinaus in meiner Laufbahn schon Projekte erlebt, in denen sich unbemerkt der Projektumfang drastisch erweitert hat. Dies hat schließlich alle Budget- und Zeitziele gerissen. Zum anderen wie soll ich die Zustimmung der Stakeholder einholen, wenn ich selbst den konkreten Projektscope nicht kenne? Das gestaltet sich in den meisten Fällen recht schwierig.
Aus meiner Erfahrung schützt einen auch eine genaue Projektplanung nicht immer davor, dass Projekte sich verselbstständigen und aus dem Ruder laufen. Dazu aber mehr in einem anderen Blog-Beitrag von mir. Um überhaupt jedoch eine Chance zu haben ein Projekt wie es so schön heißt „in time“ und „in budget“ zu liefern ist die genaue Definition des Projektscopes unabdingbar für den Projekterfolg.
Konkretisierung des Projektscopes und Erfolgskriterien für den Projekterfolg definieren
Doch wie definiere und fokussiere ich den Projektscope? In dem aktuell vorliegenden Projekt sind wir sehr klassisch vorgegangen. Zunächst haben wir in einem Projektmanagementplan den Projektscope und das Projektziel verbal definiert. Darauf aufbauend dann genau messbare Kriterien für das Projekt festgelegt. Diese kann ich am Ende leicht anhand einer Checkliste mit „erfüllt“ oder „nicht erfüllt“ bewerten. Im konkreten Fall sind dies Kennzahlen wie bspw. ist das Budget eingehalten worden? Ist die Zeitplanung eingehalten worden? Wie hoch ist die Akzeptanz der User gemessen daran wie viele User pro Monat aktiv das System nutzen? Da es sich um eine Bestellplattform handelt ist auch die Frage relevant: Wie hoch ist der Prozentsatz der Bestellungen, die systembasiert abgewickelt werden? Diese Kriterien variieren natürlich aber sehr stark von Projekt zu Projekt und sind immer sehr individuell. Die vorigen Beispiele können daher nur als Anregung dienen.
Ihr seht überlegt einfach, was für einen Nutzen soll mein Projekt bringen und für wen soll dieser Nutzen da sein? Darauf aufbauend lassen sich schnell viele Messkriterien für den individuellen Projekterfolg definieren. Ja, und damit ist dann auch so schnell schon der Projektscope definiert 🙂
Im nächsten Blogbeitrag widme ich mich dem spannenden Thema: Wie kann ich den Aufwand eines Projektes schätzen und wie ermittele ich die optimale Teamgröße für mein Projekt?
